Raumbuchung digitalisiert

„Die Raumbuchung bei der IHK Lippe ist viel zu kompliziert und fehleranfällig!“ Dieses Problem wollten Chantal Brendler und Thorben Budde, zwei Auszubildende der IHK Lippe zu Detmold in ihrem Projekt der Dig:it Teams Lippe anpacken. Am Anfang standen zahlreiche Fragen: Wie kann der Prozess optimiert und kostengünstig digitalisiert werden? Welche Anforderungen muss die neue Version erfüllen? Welche technische Plattform kann eingesetzt werden? Um Antworten zu finden, haben die Azubis verschiedene Mitarbeiter befragt und Ziele für die Umsetzung formuliert.
Nach einigen Recherchen über mögliche Umsetzungsalternativen, hat sich die Powerapp-Plattform von Microsoft als Basis für die neue Raum­buchung herausgeschält. Die bereits vorhandenen Lizenzen haben die Entscheidung leicht gemacht.
Bei der Programmgestaltung und im Handling sollten Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Deshalb haben die Azubis ein paar Kolleginnen, die besonders häufig Räume buchen, in die regelmäßigen Tests eingebunden.
Im Frühjahr konnte das Programm endlich allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Wo bisher erst der Raum gebucht und dann in einer separaten Excelliste das Equipment und Catering eingetragen werden musste, ist dies nun in der Teams App möglich. Diese zeigt außerdem an, ob der gewünschte Raum frei ist und bietet bei der technischen Ausstattung und beim Catering ein Drop-Down Menü mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Auch wiederkehrende Termine können mit Catering und technischer Ausstattung gebucht werden. Termine können jederzeit bearbeitet oder auch storniert werden. Um die Planung von Catering und Technik zu erleichtert, werden alle Termine donnerstags für die darauffolgende Woche gesperrt. Das Gute an dieser Inhouse-Lösung: Änderungs­wünsche sind jederzeit möglich.
Nach Projektabschluss stand trotzdem noch eine letzte Hürde an: Der Tag der Präsentation bei der Abschlussveranstaltung im Mai. Hier überzeugten beide Azubis Jury und Konkurrenz und holten sich den Sieg sowie die 1.000 Euro Preisgeld