Geht das nicht auch online?

„Geht das nicht auch online?“ – Wenn man jungen Menschen mit Papier kommt, das sie lesen, ausfüllen oder unterschreiben sollen, erntet man nicht selten ein Augenverdrehen. Dass die IHK Lippe zu Detmold den rund 800 aktiven Ausbildungsbetrieben nun viele Dienstleistungen – darunter der Ausbildungsvertrag und ein Ausbildungs-Infocenter – digital anbieten kann, kommt nicht nur den Auszubildenden entgegen, sondern erspart in Zukunft auch den Ausbildungsbetrieben Papier und Zeit.

Um mit dem digitalen Ausbildungsvertrag zu starten, müssen Ausbildungsbetriebe keine App oder eine Software herunterladen. Unter www.ihk.de/lippe-detmold kann das dort bereitgestellte Formular ausgefüllt werden und Ausbildungsbetriebe erhalten in Kürze ihre Zugangsdaten für die Registrierung und einen Link, mit dem es weiter geht. Nach der Registrierung können Ausbilderinnen und Ausbilder sich jederzeit im System anmelden und alle Ausbildungsverträge online verwalten, also eintragen, ändern oder löschen. Sogar die Verträge der Azubis der vergangenen beiden Jahre können dort verwaltet werden, auch wenn diese Verträge noch in Papierform eingetragen worden sind.

Digitaler Ausbildungsvertrag
Der Ausbildungsort und die von der IHK anerkannten Ausbilderinnen und Ausbilder für die einzelnen Berufe sind bereits hinterlegt, so dass diese nur angeklickt werden müssen. Auch die gesetzliche Ausbildungsdauer ist hinterlegt. Ausbildungsbetriebe müssen nur den Start angeben, dann rechnet das System selbstständig. Verkürzungen und der passende Grund sind entsprechend wählbar. Die Nachweise müssen an dieser Stelle hochgeladen werden. Passt alles, ändert sich die Ausbildungsdauer automatisch.

Das System überprüft auch Wochenarbeitszeit, Urlaub und Vergütung und sichert ab, dass die gesetzlichen Vorgaben insgesamt eingehalten werden.

Sollte sich doch irgendwo ein Fehler einschleichen, bekommen Sie von dem System einen Hinweis bei Abgabe des Dokumentes. Die IHK prüft nun die Daten und gibt den Vertrag innerhalb von kürzester Zeit per Mail frei.
Erst dann kommt echtes Papier ins Spiel: Der Vertrag muss ausgedruckt und von den Vertragspartnern unterschrieben werden. Dann ist auch schon Schluss mit dem Papier, denn an die IHK müssen die Betriebe keine Kopie schicken. Es genügt ein Klick auf den Button „Vertrag abschließen“, nachdem das Unterschriftsdatum ins System eingetragen und das Kontrollkästchen angehakt worden ist. Dass alles in trockenen Tüchern ist, ist nun an einem weißen Haken an der IHK-Bestätigungsmail zu erkennen.

Je nachdem, wie schnell es mit dem Unterschreiben geht, dauert es oft nur wenige Tage, bis der jeweilige Online-Ausbildungsvertrag (DAV) eingetragen ist.

Ausbildungsportal für Unternehmen und Azubis
Darüber hinaus wird das digitale Angebot weiter ausgebaut: Seit Ende September stehen den Ausbildungsbetrieben mit dem Ausbildungs-Infocenter weitere Dienstleistungen digital zur Verfügung.

Asta-Infocenter
Das Asta-Infocenter (Asta=Ausbildungsstätte) ist Ende September gestartet und bietet die Möglichkeit, alle relevanten und vorhandenen Daten rund um die Ausbildung digital einzusehen. Nachdem die Ausbildungsbetriebe von der IHK Lippe zu Detmold eine jeweilige Identnummer und einen Aktivierungscode per Post erhalten haben, können sich die Betriebe registrieren und ihren Zugang aktivieren. Anschließend können die jeweiligen Ausbilderinnen und Ausbilder und Auszubildenden eingesehen und geprüft werden, welche Betriebe sie administrieren dürfen. Dementsprechend besteht dann die Möglichkeit weitere Berechtigungen zu vergeben und die Organisation intern selbst zu steuern. Außerdem können die Ausbildungsbetriebe über das Asta-Infocenter direkt auf den digitalen Ausbildungsvertrag zugreifen.

Azubi-Infocenter
Das Azubi-Infocenter ging im November online und bietet den Auszubildenden eine Übersicht der ausbildungsrelevanten Daten und Informationen. Es ermöglicht das Einreichen von Dokumenten, Änderung von Kontaktdaten, das Einsehen von Prüfungsterminen und -ergebnissen.

Langfristig wird auch die Online-Prüfungsanmeldung über dieses Tool möglich sein.

Mit dem Ausbildungs-Infocenter konnte der Service für die Ausbildungsbetriebe, Ausbilderinnen und Ausbilder sowie Auszubildende weiterentwickelt und die Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Und der Digitalisierungsprozess wird weitergeführt, bis die Verwaltung der Ausbildung komplett auf digitaler Ebene realisiert werden kann.